Muchas veces el objetivo de implementar las 5S en una organización, no termina de estar muy claro. O, dependiendo de cada persona consultada, hay una respuesta diferente. Probablemente, al avanzar en el despliegue, habrá expectativas parcialmente satisfechas o totalmente insatisfechas, diferentes prioridades en la dedicación, falta de involucramiento, etc., dependiendo del involucrado.
Suelo escuchar diferentes motivos (explicaciones):
“Sobran cosas y está en desorden así que vamos a implementar 5S”
“El mes que viene tenemos una auditoría o visita importante, hagan 5S”
“Quiero que esto se vea mejor, están tirados el mate y los bizcochitos por ahí…”
“Es la base del sistema Lean y hay que empezar por la base, aunque no veamos resultados concretos ya…”
Y muchas veces se confunde una herramienta (las 5S) con el objetivo.
Los diversos objetivos que se establecen para incorporar las 5S, se podría agrupar en 2 familias: una que hace a la búsqueda de una mayor productividad y otra que hace a un desarrollo de la organización.
Muchas veces el objetivo de implementar las 5S en una organización, no termina de estar muy claro. O, dependiendo de cada persona consultada, hay una respuesta diferente. Probablemente, al avanzar en el despliegue, habrá expectativas parcialmente satisfechas o totalmente insatisfechas, diferentes prioridades en la dedicación, falta de involucramiento, etc., dependiendo del involucrado.
Suelo escuchar diferentes motivos (explicaciones):
“Sobran cosas y está en desorden así que vamos a implementar 5S”
“El mes que viene tenemos una auditoría o visita importante, hagan 5S”
“Quiero que esto se vea mejor, están tirados el mate y los bizcochitos por ahí…”
“Es la base del sistema Lean y hay que empezar por la base, aunque no veamos resultados concretos ya…”
Y muchas veces se confunde una herramienta (las 5S) con el objetivo.
Los diversos objetivos que se establecen para incorporar las 5S, se podría agrupar en 2 familias: una que hace a la búsqueda de una mayor productividad y otra que hace a un desarrollo de la organización.
Con respecto a la búsqueda de una mejora en la productividad, dependiendo de la situación en la que se encuentre la organización, puede no llegar a ser algo medible en un corto plazo. Uno se puede encontrar con el CFO que viene y pregunta: “¿En cuánto me modifica el ROI o el EBITDA la implementación de 5S?” y salvo que haya mucha desorganización, carencia de estándares, activos no utilizados, etc., difícilmente se pueda estimar un valor que sea significativo y atribuible directamente a la incorporación de las 5S.
Y esta mirada puede conducir a que “Incorporar las 5S, no sería una prioridad, dado su bajo impacto y el esfuerzo que aparenta conllevar”. Algo cierto es que sí aparecen mejoras tangibles que son atribuibles indirectamente a las 5S, debido a la visibilidad que se va logrando de los problemas y oportunidades de mejora, que al ser atendidos, sí dan resultados medibles.
El planteo de implementar las 5S para realizar “el orden y limpieza” puede generar un impacto en el corto plazo pero seguramente no será sostenible. Esto es porque se aplicó una contramedida que suena bien (las 5S) para una situación (desorden y falta de limpieza), pero tal vez desmedida o sin la consciencia necesaria de lo que implica.
Si preguntáramos porqué hay desorden, cosas que no sirven, falta de limpieza, (=síntoma), surgirán respuestas como: “la gente no tiene iniciativa”, “no ordenan después de usarlo”, “no les importa”. Que pareciera recargar el peso en las personas que realizan la operación.
Si seguimos ahondando en las causas, y preguntamos porqué no toman la iniciativa o no limpian correctamente, descubrimos que no existen los medios para limpiar (escobas, escobillones y palas viejas, rotas, escasas), no existen reglas acerca de cómo realizar la disposición de ciertos materiales o equipos (o está escrito en algún procedimiento, guardado para la ISO9001 pero que todos desconocen o intentar aplicarlo implica una pérdida de tiempo por la burocracia), o cuando preguntan a sus superiores, ellos no saben o no toman la decisión en el momento y queda sin resolver…En algunos casos cuando empezamos a seleccionar, hay personas que me dicen, hace 20 años que quería tirar y ordenar esto y no me dejaban…
Y si preguntamos porqué faltan los implementos, las herramientas, las estanterías o muebles, etc., no tuvieron aprobación los pedidos, no se tomaron decisiones por la falta a veces de una explicación o una argumentación con un criterio compartido, o desconocido por algunos o varios, lo cual convierte el hecho de tomar iniciativa, en una situación de peligro, de tal vez haber interpretado incorrectamente al superior, y por ende, algo que es mejor evitar. Esto produce el congelamiento y degradación de la organización.
El entorno no provee la seguridad psicológica para opinar o proponer ideas. Ante el riesgo de fracasar y ser mal visto o incluso “penalizado” hace que la gente se quede callada y no actúe.
Todo esto no es imaginado, lo viví y lo sigo viendo en las empresas en que empezamos a implementar las 5S.
Vamos al otro grupo de objetivos al implementar las 5S que hacen a desarrollar la organización. En este caso buscamos involucrar a las personas en la toma de decisiones a su alcance: dónde ubico esta herramienta, cómo señalo que esto no sirve, qué operación o movimiento puedo modificar para que haga más fácil, más seguro. También, empezar a transformar la forma de liderazgo, dando alternativas a la de comando y control: soporte, coaching, capacitación. Incluso hacer que las personas empiecen a tomar iniciativa en la búsqueda de mejoras y superar la situación presente.
Un valor agregado de esto es que si todas las personas en la organización tienen permitido pensar y proponer mejoras y llevarlas adelante con supervisión, libera a sus jefes en tener que pensar cada detalle. No los releva de la responsabilidad del resultado y del soporte, pero se pueden lograr muchas más cosas. En especial, el involucramiento de las personas en mejorar la actividad que realizan. Y esto sí va llevando a la mejora de la productividad.
Obviamente, este segundo grupo de objetivos, si bien deseable, parece más complicado de alcanzar que el objetivo más técnico de mejorar la productividad.
Sin embargo, la incorporación correcta y consciente de las 5S permite arrancar con el desarrollo y crecimiento de las personas dentro de la organización, a la vez que organiza las interacciones en la cultura interna mejorada. Y esto mejorará la productividad en el mediano plazo.
Entonces. largar una implementación de 5S para que “todo quede más prolijo y mejoremos la vista para cuando pase la Directora” es usar un Honda Accord para hacer el reparto de pizzas.
Un paréntesis. Acá viene el nombre de mi nuevo newsletter.
HITOZUKURI es desarrollar (construir) personas, para poder realizar el MONOZUKURI (producir, hacer cosas). Para ser competitivos, hay que ser productivos y para este fin, primero hay que desarrollar a las personas que van realizar la operación y organizarlas en forma apropiada.
Una vez entendido el objetivo de fondo, la pregunta es “¿Cómo desarrollo a la gente si nunca estuvimos funcionando de esta manera?”
Continuará…
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